الدورة المستندية و أهميتها

الدورة المستندية و أهميتها بالنسبة لمحاسب التكاليف

تعريف الدورة المستندية :

    تعرف الدورة المستندية بطرق كثيرة ، و لكنها بكل بساطة هى حركة المستندات داخل إدارات الشركة و مراكز التكلفة بشكل منتظم و التى توثق كل عملية شراء أو بيع أو أى نشاط أخر .

أهمية الدورة المستندية :

    لكل إدارة الدورة المستندية الخاصة بها ، و التى تربطها بالإدارات الأخرى المعنية ، حيث يكون هناك تبادل للمعلومات بما يساعد على صحة تسجيل و تتبع كل البيانات الخاصة بنشاط الشركة ، و إستخراج التقارير اللازمة للرقابة و إتخاذ القرارات المالية و الإدارية .

   كذلك تساعد الدورة المستندية فى جمع كل مايخص المعاملات المالية للشركة ، حيث تقوم الإدارة المالية بعمل قيود اليومية ، و ترحيلها فى الدفاتر و عمل ميزان المراجعة و الميزانية عن كل فترة ، و هذا يساعد محاسب التكاليف فى حساب التكلفة بشكل صحيح و تحليل المصروفات  و إعداد التقارير الرقابية لتقيم الأداء المالى للشركة ، و منها يتم وضع الخطة المالية بشكل صحيح .

التقسيم الرئيسى للدورة المستندية :

• الدورة المستندية الخاصة بالمشتريات

          و هى تخص كل مراحل الشراء سواء كانت المشتريات بغرض البيع أو للتصنيع أو الإستخدام الداخلى ، و يوثق بها كل ما يتعلق بفواتير الشراء و طرق السداد للموردبن .

• الدورة المستندية الخاصة بالمخازن

         و هى تشمل كل عمليات و مراحل إستلام و فحص الواردات و تخزينها و صرفها بعد ذلك للإستخدام ، و توثيق كل ما يتعلق بحركة المخزون و الأرصدة من خلال كارت الصنف .

• الدورة المستندية الخاصة بالمبيعات

         وهى تشمل كل مايخص عمليات البيع سواء كان البيع نقدى أو آجل ، مع بيان طرق التحصبل من العملاء

ملاحظة هامة :

     يمكن أن يتبع هذا التقسيم تقسيمات أخرى فرعية أو رئيسية حسب نوع المنتج و طبيعة نشاط الشركة .

و سوف نقوم فيما بعد بالشرح المفصل للدورة المستندية للشركات مع إعطاء نماذج للمستندات المستخدمة و طرق التسجيل بها .